На главную


AnonsImg 29 июня 2016
AnonsImg 28 июня 2016
AnonsImg 25 июня 2016
Rambler's Top100
 
Новости
 
Фонды
 
Вопрос-ответ
 
Контакты

История образования отдела обеспечения сохранности и учета документов
Опубликован: 16 июля 2011 г.

Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, иногда мы встречаемся с безвозвратной гибелью документов. Причиной этого являются не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы – это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему основной задачей всей архивной деятельности является обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов.

С 1923 г. началась работа по собиранию, сохранению бесценной документальной памяти народов Чувашии. Уже в феврале 1923 г. были приняты первые архивные фонды бывших земских начальников и мировых судей Чебоксарского уезда, которые из-за отсутствия специального помещения хранились на складе Облисполкома. К началу 1925 г. завершилось оборудование помещения бывшей Михаило-Архангельской церкви по ул. Аптечная, выделенного для центрального архивохранилища, и началось размещение в нем архивных фондов. Ко второй половине 1931 г. была завершена группировка фондов, в результате которой были сформированы: исторический архив с фондами дореволюционного периода, архив Октябрьской революции с фондами советских учреждений, секретный архив. В системе архивных учреждений все три архива представляли собой отделы Архивного управления, ответственные за хранение, учет, описание и использование архивных фондов, уже сконцентрированных в центральных архивохранилищах г. Чебоксары.

До 1963 г. специального помещения под архивохранилище не было. Документы размещались в разных местах. Исторический архив с фондами дореволюционного периода – в Михаило-Архангельской церкви по ул. Аптечная; архив Октябрьской революции с фондами советских учреждений – в Крестовоздвиженской церкви по ул. Кадыкова, Спасо-Преображенском женском монастыре по ул. Коммунальная слобода и в Введенском соборе по ул. К. Иванова находились и фонды секретного архива.

7 января 1963 г. было принято в эксплуатацию новое специально построенное типовое здание для Центрального государственного архива Чувашской АССР, рассчитанное на размещение 1 млн. 200 тыс. дел. Все фонды были переданы из бывших церковных зданий в новое здание государственного архива по адресу: г. Чебоксары, пр. Ленина, 16-в.

Постановлением Совета Министров Чувашской АССР от 14 августа 1964 г. № 471 была реорганизована внутренняя структура Центрального государственного архива Чувашской АССР. Отделы архива по фондовым группам (дореволюционных фондов, фондов Октябрьской революции, секретных фондов) были упразднены. Новые отделы были образованы по производственно-функционнальному признаку. Было образованно 4 отдела, в т. ч. отдел хранения, учета и научно-справочного аппарата.

Новая структура была окончательно закреплена постановлением Совета Министров Чувашской АССР от 24 марта 1966 г., которым было утверждено Положение о Центральном госархиве Чувашской АССР.

Отдел хранения, учета и научно-справочного аппарата состоял из начальника отдела – старшего научного сотрудника, старшего научного сотрудника, младшего научного сотрудника, инспектора-хранителя фондов, зав. столом справок, старшего архивно-технического сотрудника.

На отдел возлагались следующие задачи:

1) хранение документальных материалов общего и секретного делопроизводства, а также печатных материалов дореволюционного и советского периода, их размещение и топографирование;

2) проведение работ, предупреждающих порчу и гибель документов (обеспыливание, дезинфекция, дезинсекция, реставрация), наблюдение за поддерживанием благоприятных для хранения документов климатических и санитарных условий;

3) прием в установленном порядке на государственное хранение документальных материалов учреждений, организаций и предприятий, имеющих научно-историческое значение и подлежащих постоянному хранению;

4) проведение экспертизы научно-исторической ценности и отбор на постоянное хранение и уничтожение документальных материалов архивных фондов, хранящихся на государственном хранении и оформление результатов экспертизы соответствующими документами (описи, акты о выделении к уничтожению);

5) научно-техническая обработка документальных материалов архивных фондов (фондирование, экспертиза, систематизация, описание, техническое оформление, составление и редактирование описей, шифровка, картонирование), находящихся на хранении в государственном архиве;

6) ведение учета поступления и движения документальных материалов, хранящихся в ЦГА Чувашской АССР;

7) создание, ведение и хранение научно-справочного аппарата ЦГА Чувашской АССР: справочников о составе, содержании и местонахождении архивных фондов; описей документальных материалов архивных фондов; каталогов, путеводителей и справочников по фондам архива, обзоров документальных материалов, информационных документов, карточек алфавитно-предметных и топографических указателей фондов; учетной документации: книги поступлений, списка и листов фондов, паспортов архива; методических пособий;

8) проверка наличия и состояния архивных документов;

9) выдача дел учреждениям во временное пользование и исследователям, занимающимся в читальном зале госархива.

Основными функциями отдела являлись:

1) организация приема, хранения и учета документальных материалов на бумажной основе, кино-, фото-, фонодокументов и микрофотокопий, научно-технической документации профиля государственного архива;

2) создание и усовершенствование единой системы научно-справочного аппарата к документальным материалам государственного архива;

3) разработка теоретических и методических вопросов в области хранения, учета, фондирования, создания и совершенствования научно-справочного аппарата к документальным материалам, изучение, обобщение и внедрение передового опыта работы.

В 1978 г. была создана группа обеспечения сохранности документальных материалов Центрального государственного архива Чувашской АССР. Из названия группы исчезло указание на НСА. Она занималась научно-методической работой, комплектованием архива и экспертизой ценности дел, созданием и усовершенствованием научно-справочного аппарата, каталогизацией документальных материалов и работой над каталогом, учетом фондов, обеспечением сохранности документальных материалов.

За период с 1979 по 1989 гг. в штатном расписании произошли следующие изменения: структурные подразделения, именуемые до этого группами стали называться отделами, в 1981 г. образован отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов государственного архивного фонда (ГАФ) СССР.

С 1999 г. отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов ГАФ СССР стал называться отделом обеспечения сохранности и учета документов.

До 2000 г. централизованный государственный учет документов архива вел главный хранитель фондов. С 2001 г., в связи с упразднением этой должности, учет документов и фондов был возложен на начальника отдела обеспечения сохранности и учета документов. С сентября 2010 г. в отделе обеспечения сохранности и учета документов введена должность заместителя начальника, на которого возложены функции по традиционному и автоматизированному учету архивных документов.

В настоящее время в отделе работают 8 сотрудников: начальник отдела, заместитель начальника отдела, 2 заведующих архивохранилищем, 1 главный и 3 ведущих специалиста.

По положению об отделе обеспечения сохранности и учета документов утвержденного приказом директора от 30 декабря 2008 г. № 203, в задачи отдела входило: организация хранения и обеспечения сохранности документов архива, проведение комплекса работ по обеспечению физической сохранности документов, государственный учет документов архива, разработка основных направлений и анализ работы архива по обеспечению сохранности и государственному учету документов, подготовка предложений по его совершенствованию.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции: осуществляет прием документов на хранение, распределяет их по архивохранилищам, контролирует состояние сохранности принимаемых документов; организует и координирует проведение санитарных дней в архивохранилищах; определяет очередность проведения проверки наличия и состояния документов. Организует и контролирует работу по учету и розыску необнаруженных документов; организует и контролирует работу по оценке и учету физического состояния документов на бумажной основе; выполняет работы по улучшению физического состояния осиновых документов, находящихся на хранении: дезинсекцию документов, их подшивку и обеспыливание; подготавливает и выдает дела сотрудникам архива и исследователям в читальный зал; проводит опечатывания коробок малоиспользуемых фондов; организует и проводит комплекс работ с уникальными и особо ценными документами; проводит шифровку единиц хранения, нумерацию и проверку нумерации листов, оформление обложек, ярлыков, подшивку документов; обеспечивает сохранность страхового фонда и фонда пользования, соблюдение правил выдачи документов. Контролирует соблюдение правил сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилища; осуществляет государственный учет документов и учет документов по архивохранилищам, в том числе специальный учет различных категорий документов в соответствии с указаниями Росархива, Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики.

В 2011 г. сотрудники отдела обеспечения сохранности и учета документов выполняют работы по выверке учетных документов всех фондов периода до 1917 г.; анализу особо ценных 129 фондов, отнесенных к ОЦ в 1991- 1993 гг. с учетом методических рекомендаций по выявлению и учету ОЦД; картонированию архивных документов, хранящихся в архивохранилище № 4; переводу машинописных описей с бумажного носителя в электронный формат; заполнению АИС «Физическое состояние документов».

На 01.01.2011 г. в 6 (шести) архивохранилищах госистархива числится 2860 фондов с объемом 1098186 единиц хранения документов на бумажной основе, охватывающих период с 1639 по 2009 гг., 81 единица хранения кинодокументов, 35089 единиц хранения фотодокументов и 2 единицы хранения фонодокументов.

 

Перейти в список
Госархив Архив современной истории Архив электронной и кинодокументации Архив печати       
Разработка сайта - ООО "Интернет-Сервис"
 
AnonsImg
31 января 2018
AnonsImg
31 января 2017
AnonsImg
17 января 2017
AnonsImg
3 января 2017
AnonsImg
27 января 2015