Выявление и оценка документов с повреждениями носителя и текста на бумажной основе

Составитель:

Р.А. Захарова, заведующая архивохранилищем

отдела обеспечения сохранности и учета документов

Введение

            Проведение проверки наличия и физического состояния дел является одной из важнейших частей работы по обеспечению сохранности и учета документов Республиканского государственного учреждения «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

            Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов, а также выявления и оценки документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой обработке.

            Данная памятка рассматривает порядок выявления и оценки документов с повреждениями носителя и текста на бумажной основе с применением единой буквенно-цифровой индексации дефектов и составлена как практическое пособие, для внедрения в работе отдела обеспечения сохранности и учета документов РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

            При составлении памятки была использована следующая литература:

1.Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М.,2002.

2.Ф.В. Привалов. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие/ВНИИДАД. М.,2003. (раздел 5).

3.Ф.В. Привалов, Э.В. Колосова. Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах: Методическое пособие /ВНИИДАД. М.,1989. (разделы 4,5)

4.Опыт работы по оценке физического состояния документов в Национальном архиве Республики Татарстан. //Материалы Всероссийского заочного семинара работников архивных учреждений по проблемам обеспечения сохранности документов. М.,1999.

            Памятка состоит из следующих разделов:

Введение

1.Порядок работы по выявлению и оценке документов с повреждениями носителя и текста. Общие положения.

2. Рекомендации по подготовке и работе экспертов.

3. Оценка физического состояния документов

3.1. Типовая номенклатура дефектов и их буквенно-цифровая индексация.

3.2. Повреждения бумаги и их индексация.

3.3. Дефекты текста и их индексация.

3.4. Общая оценка документов с повреждениями носителя и текста.

3.5. Оформление результатов оценки физического состояния.

1.Порядок работы по выявлению и оценке документов с повреждениями носителя и текста. Общие положения.

Работу по выявлению документов с повреждениями носителя и текста следует проводить поэтапно, отдавая приоритетные права в порядке убывающей очередности уникальным и особо ценным документам, затем фондам первой, второй и третьей категорий. Помимо категорий надо учитывать также степень сохранности и/или интенсивность использования фондов. Если фонд находится в очень плохом физическом состоянии и/или его часто используют в работе, то необходимо первоочередное проведение работ по выявлению поврежденных документов.

Основой методики выявления и оценки поврежденных документов является правильное определение характера (вида) и степени повреждений, поэтому сотрудникам, которым предстоит выполнять эту работу, следует пройти специальную подготовку.

2. Рекомендации по подготовке и работе экспертов

Работа по выявлению и оценке документов с дефектами носителя и текста должна выполняться заведующими архивохранилищами и главным специалистом отдела обеспечения сохранности и учета документов. Целесообразно привлекать сотрудников отдела микрофильмирования и реставрации документов. Главное требование к экспертам – профессиональное качество выявления и оценок повреждений, поэтому работу по выявлению и оценке надо начинать со специальной подготовки: отработки техники экспертизы. Для этого рекомендуется разработать и изучить специальные альбомы с образцами видов дефектов и подробным описанием признаков повреждений бумаги и текста разного характера, встречающимся в документах, хранящихся в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики». Все это позволит запомнить «образ» повреждений, закрепить принципы их узнавания, отработать единую оценку степени повреждений.

Наличие, виды и степень повреждений определяют визуально.

Нежелательна, но допустима, смена экспертов во время проверки одного массива (фонда, описи) документов.

3. Оценка физического состояния документов по принципу буквенно-цифровой индексации дефектов бумаги  и текста с применением типовой номенклатуры

3.1. Общие положения

Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги и текста. Работа по проверке физического состояния должна проводиться по единой методике, с применением типовой номенклатуры дефектов документов, особенностью которой является переход к однозначной, буквенно-цифровой индексации.

Единая система индексации повреждений носителя и текста позволяет вести учет поврежденных дел традиционным (табличным) или компьютерным способом.

В соответствии с номенклатурой каждый вид повреждений имеет свой индекс (см. приложение «Таблица №1»).

3.2. Повреждения бумаги и их индексация

Согласно типовой номенклатуре повреждений и их индексации, повреждения бумаги означают буквенными индексами: «А» (сильное повреждение) и «Б» (незначительное). Для более детального разделения видов повреждений с учетом состояния документов и специфики нашего архива вводятся дополнительные группы индексов: Ам и Бм - механические повреждения разных степеней; Ап и Бп – поражения плесенью; Ас и Бс – намокание, сырость; Ан и Бн – поражения насекомыми; Бг – загрязнения.

К группе А следует относить документы с высокой степенью деградации, имеющие низкую потенциальную долговечность (ветхие, утратившие прочность; ломкие, расползающиеся от прикосновения или изгиба; сильно пораженные плесенью, сцементированные; сильно изъеденные в так называемое «кружево» насекомыми).

Цвет сильно поврежденной бумаги, как правило, меняется, становится бурым, коричневым.

В группу Б входят документы с достаточно прочной бумагой, но имеющие ветхие, незначительно обтрепанные края; разрыва или надрывы; коробление листа; следы появляющейся плесени; загрязнения, мешающие использованию документов; небольшое намокание.

3.3. Дефекты текста и их индексация

Дефекты текста, согласно типовой номенклатуре, обозначают цифрами индексами 1, 2, 3. При оценке текста следует обращать внимание на способ его нанесения, цвет, контраст.

К группе 1 следует относить документы со слабоконтрастным, еле видимым глазом, трудночитаемым текстом: рукописным, машинописным или электрографическим, нанесенным черными или цветными чернилами, тушью или карандашом на бумагу тряпичную или из древесины.

К группе 2 следует относить документы с угасшим текстом, степень контраста которого настолько мала, что отдельные слова, строки, фрагменты, а иногда и весь текст, невозможно прочесть.

Следует запомнить, что слабоконтрастный текст отличается от угасшего тем, что в отличие от последнего, его можно прочитать полностью.

К группе 3 относятся документы с утраченным из-за отсутствия части листа текстом (может быть оторван, разрушен насекомыми или плесенью).

В отличие от слабоконтрастного и угасшего текста, которые можно восстановить, проведя специальную обработку (фотореставрация, машинное или принтерное копирование, компьютерные способы усиления), утраченный текст восстановить невозможно.

3.4. Общая оценка документов с повреждениями носителя и текста

Общее физическое состояние документов оценивают по совокупности повреждений бумаги и текста, используя суммарный буквенно-цифровой индекс.

Примеры:

1.Выявлены бумага с незначительными повреждениями насекомыми и слабоконтрастный текст. Индекс физического состояния этого документа, согласно типовой номенклатуры повреждений (см. приложение «Таблица №1») будет Бн-1.

2.Выявлены бумага, имеющая сильное повреждение плесенью и угасший текст. Индекс физического состояния - Ап-2.

            Индексом «О» (ноль) обозначается отсутствие дефектов носителя и/или текста.

            Примеры:

1.Бумага в хорошем состоянии, но текст слабоконтрастен. Индекс этого документа - О-1.

2.Бумага имеет небольшие механические повреждения, текст дефектов не имеет, читается без труда. Индекс – Бм - О.

3.5. Оформление результатов оценки физического состояния

            Полученные в результате работы по выявлению и оценке документов с повреждениями носителя и текста экспертные данные записывают в табличной форме (см. приложение «Таблица №2»). В таблице последовательно отражают полистную проверку всех проверенных дел. Данные следует фиксировать в абсолютных цифрах: число листов в деле; число поврежденных листов; номера листов, имеющих дефекты бумаги или текста (в скобках указать индекс повреждений); виды дефектов (в скобках указать их количество). В графу примечаний вносят, при необходимости, сведения о деле (особенности состояния, специфика бумаги, текста).Если количество проверяемых дел велико и результаты не входят в рамки одного листа, то их записывают в табличной форме на нескольких листах, нумеруя последние в порядке заполнения.

            Итоговые данные суммируют в конце таблицы по цифрам колонок 1 (общее число проверенных дел); 4 (число листов в проверенных делах); 5 (число поврежденных листов); 7 (общее число дефектов по каждому виду).

            Если в проверяемом фонде несколько описей, то на каждую обследуемую опись следует заполнить свою, отдельно озаглавленную, таблицу с итоговыми экспертными данными. Закончив проверку всего фонда – подвести общий итог результатов проверки всех описей, входящих в фонд.

            Полученные в результате выявления и оценки документов с повреждениями носителя и текста на бумажной основе итоговые экспертные данные нужны для определения видов и объема специальных работ по улучшению физического состояния документов, хранящихся в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики».